経理業務に携わる方にとって重要な「電子帳簿保存法（電帳法）」。
今回は、これについて理解を深めていただくために、基本概要や最新の改正内容をまとめました。
その他にも、対応することで得られるメリットも紹介します。
1.電子帳簿保存法（電帳法）とは？
これまでは、紙で保存しなければならなかった国税関係書類などを、電子データで保存するための法律です。
紙でのファイリングや印刷の手間、保管スペースのコスト負担などを効率化させるため、パソコンやインターネットが普及し始めた1998年に成立。幾度かの改正を経て現在に至っています。
紙でのファイリングや印刷の手間、保管スペースのコスト負担などを効率化させるため、パソコンやインターネットが普及し始めた1998年に成立。幾度かの改正を経て現在に至っています。
2022年1月の改正で、電子取引は電子データでの保存が義務化となりました。
これは事業規模にかかわらず、中小企業や個人事業主も対象です。
他にも改正後のポイントがありますので解説します。
電子取引における電子データ保存の義務化については、
法改正の理解や社内の運用フローやシステムの整備が進んでいない状況を踏まえ、
令和5年12月31日までの宥恕期間が設けられました。
この宥恕期間を準備期間と捉え、法改正対応に取り組みましょう！
2.電子帳簿保存法の保存区分と対象書類
まず、この法律が対象としている３つの保存区分と、対象となる帳簿、書類は以下の通りです。
(1)電子帳簿等保存
会計システムなどで作成した帳簿、国税関係書類などを、電子データとして保存することです。
帳簿は仕訳帳や総勘定元帳など、書類は損益計算書や貸借対照表などの決算関係書類、請求書や納品書、領収書の控えなどが対象となります。
(2)スキャナ保存
紙で発行、受領した取引関係書類を、スキャナをとることによって電子データにして保存することです。
具体的には「重要書類（契約書、納品書、請求書、領収書など）」や「一般書類（見積書、注文書、検収書など）」が対象となります。
なお、白黒（グレースケール）でのスキャンが認められるのは一般書類のみです。
(3)電子取引データ保存
インターネットや電子メールなどで授受したものをそのまま電子データで保存することです。
契約書や見積書、納品書、請求書などを、電子的に授受した場合に対象となります。
3.最新版！電子帳簿保存法改正後のポイント
(1)【重要】電子取引に関わる電子保存の義務化
電子メール、WEBサイト、EDI取引（電子データ交換）、クラウドサービス等で授受した場合については紙での保存が認められていましたが、2022年1月以降は【出力保存が原則不可】となりました。
これはすべての法人、個人事業主が対象となります。
この保存に際しては、改ざん防止のため受領した際にタイムスタンプを付与（もしくは事務処理規定を定めて運用）し、検索要件（日付、金額、取引先）を満たした状態で保存する必要があります。
(2)事前承認制度の廃止
これまで、スキャナ保存や電子データ保存によって保存する場合には、事前に税務署長の承認が必要でしたが、今回の改正で事前承認制度が廃止になりました。
手続きが不要になることで、社内の運用フローや要件を満たすシステムの準備ができ次第、対応を始めることができるようになります。
(3)タイムスタンプ要件の緩和
これまでは領収書等を受領した場合、受領後３営業日以内に自署した上でスキャンしタイムスタンプを付与する必要がありましたが、改正後は自署が不要となり、スキャンできる期間は最長で約２か月に延長されました。
また、修正や削除の履歴を残すこと、または修正や削除ができないシステムを利用する場合は、タイムスタンプ付与が不要になりました。
(4)検索要件の緩和
電子データ保存とスキャナ保存の場合、書類などの種類に応じて、取引年月日、勘定科目、取引金額といった主要な記録項目を、検索条件として設定する必要がありました。
今回の改正では、日付、取引金額、取引先の３つに限定されました。
また、税務職員による電磁的記録のダウンロードの求めに応じる場合には、範囲指定および項目を組み合わせて検索できることが不要になります。
(5)罰則規定の強化
スキャナ保存、電子取引において、税務処理上の不備があった場合の罰則が強化されました。
隠蔽や偽装があった場合は申告漏れに課される重加算税が10％加重されます。
4.電子帳簿保存法に対応するメリット
(1)ペーパーレスでコスト削減
対応するメリットとして大きいのが、ペーパーレスによるコスト削減です。
紙の帳簿書類の場合、印刷代、用紙代、郵送費、保管スペースの確保、ファイリングや封入の手間などが発生します。
ペーパーレスを実現することで、それらのコスト削減や経理業務の効率化につながります。
(2)検索で探せるようになる
紙ベースの場合、目的のものを探す際に時間がかかり、その分他の業務がストップしてしまう、という課題がありました。
この点において、目的のものを検索でき、必要なものを瞬時に見つけることができるようになります。
(3)強固なセキュリティ対策
帳簿書類は施錠できるキャビネット等に保管している企業が多いかと思いますが、カギを物理的にこじ開けられた場合の盗難・紛失リスクがあります。
電子データなら閲覧制限を設けることができるので、第三者に盗まれる心配がありません。オフィスの引越しやレイアウト変更に伴う紛失リスクも抑えることができます。
5.電子帳簿保存法に対応するデメリット
(1)システム導入や改修が必要
電子帳簿保存法の要件を満たすためには、電子帳簿保存法に対応したシステムの導入や、自社システムの改修が必要です。
導入時のイニシャルコストはもちろん、長期使用するためのランニングコストもかかります。
電子帳簿保存法に対応することは印刷代などのコスト削減に繋がる一方、新たな初期投資も必要になることは念頭に置きましょう。
(2)業務フローの見直しが必要
紙ベースと電子データでは、業務の進め方にも違いが出てきます。
電子データに合わせた業務フローや業務マニュアルの検討が必要です。
法改正に合わせた定期的な見直しや新たな業務の教育といった対応も求められるため、時間がかかります。
電子帳簿保存法に対応したシステム「SystemBox会計」
電子帳簿保存法への対応を検討される方におすすめの会計システムが、株式会社NTCの「SystemBox会計」です。
「SystemBox会計」は公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（以下「JIIMA」）が認証する「電子帳簿ソフト法的要件認証」（JIIMA認証）を取得しています。
これにより「SystemBox会計」を導入する際、電子帳簿保存法及びその他の税法が要求している要件を個々にチェックする必要がなく、安心して導入することができます。
ぜひお気軽にお問い合わせください。
