多くの会社で採用されている、小口現金の運用。交通費や消耗品購入、急な慶弔費など、すぐ現金が必要となったケースに便利ですが、一方で、都度の記帳や残高確認等、管理する経理担当者にとっては負担の大きい存在でもあります。
この記事では、経理業務改善策の一つとして、小口現金の廃止について取り上げます。なぜ小口現金を廃止したほうがいいのか、廃止する場合の注意点、小口現金を廃止する具体的な方法を紹介します。
1.なぜ小口現金は廃止したほうがいいのか
(1)管理する手間を軽減できる
小口現金を運用するためには、金庫の管理、入出金の出納帳への記録、残高の照合などをおこなう必要があります。
万が一帳簿の金額と実際の残高に相違があれば、細かな確認に時間を要します。
また、他の作業をしている途中で社員から精算を頼まれ、作業を中断して対応する、といった場面も多くあったかと思います。
小口現金を廃止することで、これらの負担から解放され、業務効率をアップさせることができます。
(2)小口現金の盗難・紛失・横領の防止
金銭の入金・出金管理がある小口現金の運用においては、盗難や紛失、社員の横領などといったリスクがあります。
特に小口現金管理の担当者が一人だけの場合は不正のリスクが高まるといわれています。
小口現金を廃止すれば、リスクそのものを無くすことができます。
(3)申請する社員の負担軽減
小口現金の場合、社員は経理担当のところへ直接出向いて現金を受け取る必要がありました。
特に外出が多い営業担当者などは、毎回経理担当に声をかけて精算を依頼する負担は大きいものです。
小口現金廃止は経理担当だけでなく、申請側の社員の業務効率化に繋がります。
2.小口現金を廃止する場合の注意
(1)経費精算のフローを整備する必要がある
小口現金を廃止し立替精算へ移行する際、今までの経費精算フローを見直す必要がある場合があります。
その場合、立替精算の申請のためのワークフローシステム導入、承認経路の見直し、といった対応が発生します。
(2)社員の一時的な負担が増える
小口現金を廃止することで、経費の支払は一時的に社員が立て替えることになります。
数百円程度であれば気にしない社員がほとんどだと思いますが、金額が大きい分だけ社員にとっての負担も大きくなります。
こういった場合には、後述の法人用クレジットカードの配布などの対応が必要です。
3.小口現金廃止の具体的な方法
(1)立替経費は給与振込時に精算
廃止後、現金が必要な場面での経費は一旦社員が立て替えますが、立て替えた分の経費の精算は、給与振込時に合わせて振込すれば、経費精算の効率化＆振込手数料の節約になります。
(2)法人用クレジットカードを利用する
立替を頻繁におこなう社員に法人用クレジットカードを配布するのも一つの手です。
経費をクレジットカードで決済してもらうようにすれば、後から立て替えた分の精算をおこなう必要がありません。
(3)直接取引を口座振替へ切り替える
会社に直接集金に来てもらっている取引（新聞やウォーターサーバーなど）については、現金払いではなく口座振替に切り替える手続きをおこないましょう。
口座振替手続きが完了するまでの間は小口現金で対応し、手続き完了後に小口現金を預金口座へ預けるようにします。
(4)消耗品はオンラインで購入
文房具やコピー用紙などの消耗品は、オンラインでまとめて購入するようにします。
まとめての購入によって1点あたりの単価が安くなるというメリットもあります。
小口現金廃止はシステム化と同時がおすすめ
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