月単位の決算業務である月次決算。
年次決算のように法律で決められているわけではありませんが、月次決算を実施することで、企業の成長や経営判断に大きなメリットがあります。
この記事では、月次決算が企業にとってなぜ重要なのか、月次決算を行うメリット、具体的な手順を踏まえつつ紹介します。
1.月次決算とは
月次決算とは、事業年度末に行う年次決算とは別に、毎月の営業成績や財政状態を把握するために月ごとに行う決算のことをいいます。
税法や会社法に基づく決算は年1回ですが、年度が終わるまで自社の状況を把握できないのでは年度途中で経営判断を行うことができません。
月次決算は、毎月の会社の状況を把握し、次の打ち手を考えるためにも非常に重要なのです。
また、月次決算で重視すべきはスピード感です。
具体的には、月末終了後、数日以内には月次決算の報告ができるように準備をしておくことが理想です。
年次決算と異なり、月次決算では通常、大きな誤りでなければ少額の計算にはこだわりません。
2.月次決算を行う3つのメリット
(1)状況に応じた経営判断ができる
月次決算を行うことでリアルタイムに業績を把握でき、利益の予測や改善のための経営判断につなげることができます。
当月の売上高や利益を具体的な数値でチェックできるため、当初の目標数値に到達していない場合の原因究明、改善施策の実施をスピーディに判断できます。
また、想定より利益が大きくなりそうな場合には早めに節税対策に取り組むことも可能です。
(2)年度末の決算業務の負担を削減できる
経理担当者にとって最も大きなメリットは、年度末決算の負担を各月に分散できることではないでしょうか。
1年分の書類や帳簿を整理し、期日までに決算書を作成するためには膨大な労力がかかりますが、月次決算を予め行っておけば、「年次決算＝月次決算のとりまとめ」で済むため、年次決算時期の負担軽減、働き方改革に繋げることができます。
(3)銀行との融資交渉に活用できる
銀行に融資を申し込む場合、過去3期分の決算書および直近の月次決算書の提出が必ず求められます。
もし月次決算を行っていない場合、経営状態で融資可能と思われても、融資判断が先延ばしになる可能性があります。
普段から月次決算を行っていることで、融資の場でも精度の高い月次決算書を提出でき、融資交渉を有利に進めることができます。
また、月次決算を行っていること自体、銀行側に「経営管理体制が整備されている」という印象を与えられる点も覚えておきましょう。
3.月次決算の手順
(1)現金・預金の残高確認
まずは現金・預金勘定の帳簿残高と実際の残高に差異がないか確認します。
現金は、現金出納帳の残高と金庫の実際の現金が一致しているかどうか確認し、残高があっていない場合には原因を調査した上で修正仕訳を作成し、帳簿と一致させます。
(2)月次棚卸高の確定
月末時点での商品の在庫数（在庫金額）、社外で保管している在庫数業務で利用するパソコン等の備品数を確認します。
棚卸後は帳簿残高と一致しているか確認した上、記帳します。
「棚卸資産管理手続き」が整備されている場合、実地での棚卸を省略できる場合もあります。
(3)仮払金・仮受金の整理
仮払金、仮受金などの仮勘定科目はそのままで計上できないため、それぞれ適正な勘定科目に振替を行います。
仮払金・仮受金の精算漏れや、前払費用の計上漏れがないか注意しましょう。
(4)経過勘定の計算
現金のやり取りと、計上すべき収益や費用のタイミングがずれた際に修正するための勘定科目（未払費用、未収収益、前払費用、前受収益）が「経過勘定」です。
当月行なわれるべき支払いや入金が未実施の場合、未払費用や未収収益として計上します。
(5)減価償却費・退職給付費用等の計上
通年でかかる費用として減価償却費、退職給付費用、固定資産税、各種保険料などがあります。
月次決算においてはこれらの年間費用を12等分し、毎月の費用として計上します。
(6)月次試算表の作成
(1)〜(5)によって、1ヶ月間に行われた取引や計上すべき費用が明らかになったタイミングで、「月次試算表」を作成します。
試算表には「合計試算表」「残高試算表」「合計残高試算表」の3つがあり、会計ソフトで簡単に出力できます。
(7)月次業績報告
月次決算資料を元に、経営陣、部門責任者を集めた報告会議をおこないます。
必要な資料としては、貸借対照表、損益計算書のほか、販売・仕入・生産・在庫・資金繰りなどが挙げられます。
月別の予算、前年同月実績との比較資料などがあると、経営状況の把握がしやすくなります。
スムーズな月次決算を行うために
月次決算・年次決算業務を効率化し、会社経営の意思決定を迅速化させるためには、会計システムの導入が効果的です。
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