相手方との取引の証拠となるのが、領収書や納品書などといった「証憑（読み方：しょうひょう）書類」です。
他にも注文書や請求書、商品受領書なども当てはまりますが、これらは会計処理の正確性を税務署へ証明するためにとても重要です。
今回は、証憑書類の種類と保存期間、保存方法について、初心者の方にもわかりやすく解説します。ぜひ参考にしてみてください。
1.証憑書類の基本
「証憑」という言葉自体には「事実を証明するよりどころ」という意味があります。
したがって、会計業務における証憑書類では、取引の成立を証明する書類を指します。
ここで言う「取引」の中には、商品の発注、受領といった会社と会社のやりとりだけでなく、入金や出金、立替精算といった社内でのやりとりも含まれます。
会計業務では、発生した取引を正確かつ実態に即して記録し、集計するのが基本です。
会計処理が必要な事実を裏付ける書類であれば、社内、社外に関わらず証憑書類として扱う必要があります。
次の項目では、具体的に証憑書類にはどのような種類があるのかをご紹介します。
2.証憑書類の種類
証憑書類を4つの種類に分けて解説します。
(1)売上関連
売上関連の証憑書類としては、契約書、請求書、領収書などが挙げられます。
取引や売買が行われたことを証明するための書類で、会社経営に直結する書類とも言えます。
(2)仕入れなど「モノ」関連
発注書や納品書など、「どこの会社に何をどれくらい注文したのか」「注文を受けた商品を納品した」といった証拠を示すためのものです。
レシートやATMの利用明細も、仕入れにおける証憑書類となるので注意しましょう。
在庫管理のための棚卸表なども、この種類に該当します。
(3)従業員など「ヒト」関連
雇用契約書、タイムカード、給与明細、源泉徴収票など、従業員の給与に関する証憑書類はこちらに当てはまります。
雇用主と被雇用者という関係においては、給与の支払いも「取引」として考えることができるため、労働関連の証憑書類もしっかり管理する必要があります。
(4)その他契約関連
会社経営や業務に関する書類の中でも、上記の3つに当てはまらないものがこれに該当します。
会社の預金通帳の他に、オフィスを借りている場合の賃貸借契約書や借入金の返済予定表、稟議書、議事録などの社内文書も証憑書類になります。
3.証憑書類の保存期間
法人税法と会社法でそれぞれ異なる、証憑書類を保存しておかなければならない期間について説明します。
(1)法人税法での保存期間
総勘定元帳、仕訳帳などの帳簿類をはじめ、税法に関わる証憑書類（棚卸表、契約書、注文書、領収書など）の場合、一般的に7年間保存する義務があります。
ただし、欠損金額が生じた事業年度または、青色申告書を提出せず災害損失欠損金額が生じた事業年度の場合、10年間の保存が必要です。
証憑書類ごとに7年か10年かを見分けるのは手間になるため、一律で10年間保存しておくとよいでしょう。
(2)会社法での保存期間
会社法においては、会計帳簿および事業に関する重要な資料や計算書類は10年間、事業報告や監査報告、会計監査報告などの書類は5年間の保存が義務付けられています。
同じ証憑書類でも、法人税法と会社法で定められている保存期間が異なる場合には、保存期間の長い方が適用されることになっています。
また、契約書類など重要度の高い書類については、法律上の保存期間にかかわらず、長期的に保存しておくとよいでしょう。
4.証憑書類の保存方法
証憑書類を保存するときの方法を2つご紹介します。
(1)原本をファイリング
証憑書類を保存する方法としては、「紙での保存」と「電子データでの保存」の2種類があります。
まず、紙でやりとりした証憑書類は紙での保存が義務付けられているため、原本をファイリングして保存することになります。その際、保存の期限ごとに色別にしてファイルに綴じておくことで、いつまで保存しなければならないのかが見分けやすくなります。
紙での保存は、受け取った書類をファイルに綴じるだけなので非常に手軽ですが、あとから探したい証憑書類が出てきた際の手間や、書類を保存する場所の確保など、デメリットの多い方法でもあります。
(2)証憑書類の電子化
紙でやりとりした証憑書類については紙での保存が基本ですが、電子メールやクラウドシステムを利用してやりとりをした場合、電子帳簿保存法の要件を満たせば電子データとして保存することができます。
また、2022年1月以降、電子データで受け取った書類（電子取引書類）は、紙に出力して保存することが原則不可となりました。
こちらについては、電子帳簿保存法に関する記事も、あわせてご覧ください。
【2022年1月改正】電子帳簿保存法の基本と最新の内容をわかりやすく解説！
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