特に会社の事務処理を担当されている方などは、電子帳簿保存法について、最近耳にする機会が増えたのではないでしょうか。
2024年1月には、一部が義務化されることもあり、担当者としては理解を深めておきたいところです。
そこで今回は、最新の要件について一覧表を用いてわかりやすく解説します。
1.電子帳簿保存法とは
簡単にいうと、法律で保存が義務づけられている帳簿や書類を、電子データで保存するときのルールなどを定めたものです。
施行されたのは1998年で、これまでに複数回の改正があり、最近では2022年1月に全体的に要件が大きく緩和されました。
今後は2024年1月に、2年間猶予されていた、電子でやり取りを行った場合の、取引情報の電子データでの保存が必須となります。
なお、2022年1月の改正については、こちらの記事で詳しく解説しています。
【2022年1月改正】電子帳簿保存法の基本と最新の内容をわかりやすく解説！
2.電子帳簿保存法は3つの区分に分けて考える
この法律の対象となる「電磁的記録による保存」とは、大きく以下の3つに分けられます。
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電子帳簿等保存 |
会計ソフトなどを使って電子的に作成した帳簿や書類をデータで保存 |
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スキャナ保存 |
紙で作成したり受け取ったりした書類を画像データで保存 |
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電子取引 |
メールでの書類の送受信や電子契約など、電子でやり取りした取引情報をデータで保存 |
要件についても、まずは対象の帳簿や書類などが、どの区分に当てはまるかを判別し、それぞれで分けて考えます。
3.電子帳簿保存法の対象となるもの
対象となるのは、「国税関係帳簿書類」と「電子でやり取りした取引情報」です。
「国税関係帳簿書類」は、さらに「国税関係帳簿」と「国税関係書類」に分けられます。
まず、「電子でやり取りした取引情報」は、「電子取引」の区分に該当し、対象の条項は第7条（旧：第10条）です。
「国税関係帳簿書類」については、やり取りの方法によって該当する区分が異なります。
見積書や請求書などについては、発行側と受取側でも区分が異なり、それぞれがどの区分に該当するのかは以下のとおりです。
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対象となるもの |
対象の区分 |
対象の条項 |
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国 税 関 係 帳 簿 書 類 |
国税関係帳簿 |
・仕訳帳 |
電子帳簿等保存 |
第4条1項 |
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国税関係書類 |
決算関係書類 |
・貸借対照表 |
第4条2項 ・ 第4条3項 |
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取引関係書類 |
自己が作成した |
電子帳簿等保存・電子取引 |
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相手から受領した |
電子取引 |
4.電子帳簿保存法の要件
先ほどあげた3つの区分について、各区分の要件を解説します。
(1)電子帳簿等保存
帳簿と書類の場合で要件がそれぞれ違い、各要件は以下のとおりです。
なお、帳簿はさらに「優良」と「その他」に分かれます。
優良な電子帳簿の要件を満たす場合には、過少申告加算税が軽減されたり、所得税について65万円の青色申告特別控除を受けられたりします。
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要件の概要 |
帳簿 |
書類 |
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優良 |
その他 |
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真 |
①記録の訂正や削除の履歴が確認可能な会計ソフトなどを使用する |
◯ |
－ |
－ |
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②通常の業務を処理すべき期間を過ぎた後に入力した場合に、そのことを確認可能な会計ソフトなどを使う |
◯ |
－ |
－ |
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③電子化した帳簿とそれに関連する他の帳簿間で、各記録の関連性を確認できる |
◯ |
－ |
－ |
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④システム仕様書、操作説明書、システム概要書、事務処理の手引書をはじめとしたシステム関連書類などを備えつける |
◯ |
◯ |
◯ |
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可 |
⑤ディスプレイ、プログラム、プリンタ、電子計算機と、これらの操作手引書を保存場所に備えつけ、記録を画面や書面で整然とした形式かつ明瞭な状態ですみやかに出力できる |
◯ |
◯ |
◯ |
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⑥検索要件 |
⑴取引年月日、取引先、取引金額を指定できる |
◯ |
－ |
－ |
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⑵日付や金額の範囲を指定できる |
◯ ※「⑥の⑵と⑶」か「⑦」のどちらかを満たせばよい |
－ |
－ |
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⑶2つ以上の(任意の)項目を組み合わせて指定できる |
－ |
－ |
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⑦税務職員からの、質問検査権にもとづく電子的記録のダウンロードの求めに応じられる |
◯ ※①～⑥をすべて満たす場合は対応不要 |
◯ ※取引年月日などの日付やその範囲を指定して検索できる場合対応不要 |
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(2)スキャナ保存
重要書類（契約書や請求書などの物や資金の流れに連動、直結する書類）と、一般書類（見積書や検収書などの物や資金の流れに連動、直結しない書類）で、要件が少し異なります。
基本的にどちらも要件は同じですが、一般書類にのみに適用される要件があります。
ただし、これを適用するためには、書類の電磁的記録の作成や保存の事務処理手続きと、この責任者が定められた書類の備えつけが必要です。
なお、スマホやデジカメで撮影した写真も、解像度200dpi（A4サイズで約387万画素相当）以上でカラー画像（一般書類はグレースケール画像も可）であれば、スキャナ保存として取り扱えます。
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要件の概要 |
一般書類のみの要件 |
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真 |
入力の期限 |
「早期入力方式（書類受け取り後、おおむね7営業日以内に入力）」か、「業務処理サイクル方式（書類受け取り後、最長2か月＋おおむね7営業日以内に入力）」 ※「業務処理サイクル方式」は書類の受取〜入力までの処理規定が必要 |
「適時入力方式（適時に入力）」も可 |
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解像度・ |
①解像度は200dpi相当以上 |
②は白黒階調でも可 |
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タイムスタンプ |
入力の期限内に、一般社団法人日本データ通信協会が認定するタイムスタンプを一の入力単位ごとに付与する |
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読取情報 |
読取時の書類のサイズ、解像度、階調の情報を保存する |
書類のサイズ情報は不要 |
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ヴァージョン管理 |
書類に関する記録について、訂正や削除の履歴が確認可能か、訂正や削除ができない会計ソフトなどを使う |
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入力者などの情報 |
記録を入力した人や、その人を直接監督する人の情報を確認できるようにする |
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可 |
帳簿との関連性 |
スキャナ保存した書類データとそれに関連する帳簿間で、各記録の関連性を確認できるようにする |
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見読可能装置 |
①カラープリンタ、14インチ以上のカラーディスプレイ、操作説明書を備えつける |
白黒階調で保存している場合、ディスプレイやプリンタはカラー対応でなくてもよい |
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システムの |
電子計算機、会計ソフトなどの概要書、そのシステムの開発時に作成した書類、操作説明書、電磁的記録の備えつけや保存に関する事務手続きを記載した書類を備えつける |
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検索機能 |
スキャナ保存した書類は、次の条件で検索できるようにする ※税務職員からの質問検査権にもとづく電子的記録のダウンロードの求めに応じられる場合⑵⑶への対応は不要 |
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(3)電子取引
2023年12月までは、税務調査などの際に提示や提出ができれば、保存すべき電子データをプリントアウトして保存することが可能です。
しかし、2024年1月からは、以下の要件に沿った保存が必須となるので注意しましょう。
なお、この要件については、申告所得税、法人税に関して、帳簿書類の保存義務があるすべての人が対象です。
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要件の概要 |
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真 |
改ざん防止の措置をとる |
タイムスタンプの付与や、履歴が残るシステムを利用してのやり取りや保存以外にも、改ざん防止のための事務処理規定を定めて守るなども可 |
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可 |
日付、取引先、金額で |
以下の条件で検索できる 専用のシステムでなくとも、表計算ソフトなどで索引簿を作成して検索できるようにしたり、日付、取引先、金額を入れた規則的なファイル名を設定し、特定のフォルダに集約して検索できるようにしたりする方法でも可 ※2年（期）前の売上が1,000万円以下で、税務調査の際にデータのダウンロードの求め（税務職員への提示など）に応じられる場合、検索機能自体が不要 |
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ディスプレイなどを |
会計ソフトなどの概要書、ディスプレイ、プログラム、プリンタ、電子計算機と、これらの操作手引書を保存場所に備えつけ、画面や書面で整然とした形式かつ明瞭な状態ですみやかに出力できるようにする |
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5.まとめ
電子帳簿保存法は3つの区分に分けられ、要件についてもそれぞれで分けて考える必要があります。
要件の適合性については、事前相談窓口も設置されているので、検討される場合には国税庁のホームページをご確認ください。
なお、電子取引については、2024年1月から電子データでの保存が必須となります。
電子帳簿等保存、スキャナ保存に関しては任意で、2022年1月以降は開始する際の特別な手続きも不要です。
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この機会に電子化を進めたい、とお考えの方は、ぜひ一度ご相談ください。
